איך לארגן כנס עסקי מוצלח?

בעלי עסקים רבים כבר מודעים לחשיבות של יצירת אוטוריטה בכל תחום של פעילות. בכל שוק יש כללי משחקים מעט שונים, אך כנסים עסקיים ומקצועיים תמיד מהווים הזדמנות לבצע עליית מדרגה עבור העסק כולו, בין אם מדובר בחברה מעולם ההייטק או במפעל טקסטיל.

הכנס העסקי מאפשר ליצור קשרים עסקיים חדשים, להזמין שותפים או משקיעים פוטנציאליים ולמתג את החברה בצורה שתאפשר מינוף משמעותי בעתיד. יחד עם זאת, על מנת להפיק את המרב מההזדמנויות האלה, יש לארגן את הכנס באופן מקצועי ביותר.

בחרו בקפידה את המקום לכנס

המקום שבו מועבר הכנס הוא חשוב – אך עד למידה מסוימת. כך, אולם כנסים מפואר לא תמיד מהווה את האופציה המתאימה ביותר, אם מספר המוזמנים הוא קטן יחסית, למשל, או שהרעיון הוא ליצור בכנס אווירה יותר אינטימית. במקרים אחרים, מקום מסוים נבחר על בסיס המיקום הגיאוגרפי שלו, נושא לא פחות חשוב שעשוי להשפיע על ההגעה ועל הנוכחות של המוזמנים.

תכננו את הערב לפרטי פרטים

כמו כל אירוע אחר, גם בכנס חשוב מאוד לדאוג לכך שלא יהיו "רגעים מתים", ולשם כך יש לתכנן בקפידה כל רגע במהלך הערב, על מנת לדאוג לכך שתמיד יהיה משהו מעניין, בין אם מדובר בדיונים, בנאומים, בהרצאות או בקטעי בידור. בשלבים אלה כדאי לפנות לשירותי מתכנני אירועים מקצועיים שתמיד ידאגו לכך שכל אחד מהמרכיבים של הערב יתקיים בעתו, שהאורך שלו יתוכנן מראש על בסיס הגורמים השונים המשפיעים על העניין וכן הלאה.

הזמינו דוברים שונים מהתחום

על מנת שהערב יהיה בעל ערך לנציגים שונים מהתחום שבו אתם פועלים, יש ליצור גם תכלית מעבר לאפשרות להעביר זמן מהנה במסגרת אולם כנסים מפואר שמהווה גורם חשוב, אך לא מכריע. דוברים ידועים מהתחום עשויים להפוך להוכחה של ההשפעה שיש לכם בתחום ותעורר את הכבוד של כל אחד מהאורחים, וזו ללא ספק המטרה האולטימטיבית של כל כנס שכזה.

הכינו את הנאום שלכם מראש

מעבר לדוברים השונים, גם אתם מצופים לשאת דברים במסגרת הערב, ועל מנת שהעניין יעבוד לטובתכם, יש לתכנן מראש כל משפט שתגידו. הדבר יאפשר לכם להראות שאתם מומחים אמיתיים בתחום שבו אתם פועלים ומסוגלים להביא ערך רב לכל אדם הפועל בתחום זה או בתחום קרוב.

דאגו לכך שגם הכיבוד יתאים לערכי העסק

כדאי מאוד להקפיד גם על כך שהאוכל שיוגש בכנס יהיה מתאים לכל מה שמקובל בתחום הפעילות שלכם – לדוגמה, בחוגים עסקיים רבים מקובל להקפיד על תזונה צמחונית וטבעונית, לכן יש לדאוג לכך שלכל הטעמים יהיה מענה.

פנו למומחים לייעוץ בעת הארגון

כפי שניתן לראות מכל הטיפים שהובאו כאן, על מנת ליצור את הכנס שיציג אתכם באור החיובי ביותר, מומלץ לפנות למומחים שיסייעו לכם לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר וימנעו טעויות של אנשים שאינם מכירים היטב את תחום הכנסים העסקיים.

למידע נוסף על ניהול עסקי מוצלח